1. PROPÓSITO

Adoptar y establecer las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal recolectados, tratados y/o almacenados por ALMA DE LEÓN S.A.S. en desarrollo de su objeto social, bien sea en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento.

En virtud de lo anterior, dentro del deber legal y corporativo de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así como la facultad de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bases de datos, ALMA DE LEÓN S.A.S. ha diseñado la presente política de manejo de la información de carácter personal y bases de datos en la cual se describe y explica el tratamiento de la Información Personal a la que tiene acceso a través de medios como nuestro sitio web , correo electrónico, información física (facturas, carpetas o expedientes de proveedores, documentos contables), mensajes de texto, mensaje de voz, App, llamadas telefónicas, conversaciones presenciales o cara a cara, medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen como otras comunicaciones enviadas así como por intermedio de terceros que participan en nuestra relación comercial o legal con todos nuestros clientes, empleados, proveedores, accionistas, aliados estratégicos y vinculados.

Las reglas contenidas en esta política dan cumplimiento a lo dispuesto en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y en la Ley 1581 de 2012, en cuanto a la garantía de la intimidad de las personas, ejercicio del habeas data y protección de datos personales, en concordancia con el derecho a la información, de manera que se regulen proporcionalmente estos derechos en ALMA DE LEÓN S.A.S. y se pueda prevenir la vulneración de los mismos.

 

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN.

Las disposiciones contenidas en esta política se aplicarán al tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o cuando el responsable y/o encargado se encuentre ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros.

 

Los principios y disposiciones contenidos en esta política de protección de datos de carácter personal, se aplicarán a cualquier base de datos personal que se encuentre en custodia de ALMA DE LEÓN S.A.S., bien sea en calidad de responsable y/o como encargado del tratamiento.

 

Todos los procesos organizacionales de ALMA DE LEÓN S.A.S. que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta política.

 

3. DESTINATARIOS DE ESTA POLÍTICA

 

La presente política se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

 

  • Representante legal.
  • Personal interno de ALMA DE LEÓN S.A.S., directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.
  • Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a ALMA DE LEÓN S.A.S.  bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectué cualquier tratamiento de datos de carácter personal.
  • Aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario o contractual.
  • Personas públicas y privadas en condición de titulares de los datos personales.
  • Las demás personas que establezca la ley.

4. DEFINICIONES.

 

  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

  • Base de datos personales. Es todo conjunto organizado de datos de carácter personal, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso.

 

  • Base de datos automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de ordenador o software.

 

  • Base de datos no automatizada. Es el conjunto organizado de datos de carácter personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con ausencia de programas de ordenador o software.

 

  • Cesión de datos. Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona diferente al titular del dato o distinta de quien está habilitado como cesionario.

 

  • Custodia de la base de datos. Es la persona natural que tiene bajo su custodia una o varias bases de datos personales al interior de ALMA DE LEÓN S.A.S.

 

  • Dato personal. Es cualquier dato y/o información que identifique a una persona física o la haga identificable. Pueden ser datos numéricos, alfabéticos, gráficos, visuales, biométricos, auditivos, perfiles o de cualquier otro tipo.

 

  • Dato personal sensible. Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.

 

  • Encargado del tratamiento. Es la persona física o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 

  • Fuentes accesibles al público. Se refiere a aquellas bases contentivas de datos personales cuya consulta puede ser efectuada por cualquier persona, que puede incluir o no el pago de una contraprestación a cambio del servicio de acceso a tales datos. Tienen esta condición de fuentes accesibles al público las guías telefónicas, los directorios de la industria o sectoriales, entre otras, siempre y cuando la información se limite a datos personales de carácter general o que contenga generalidades de ley.

 

  • Habeas Data. Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme lo dispuesto en la ley y demás normatividad aplicable.

 

  • Procedimiento de análisis y creación de información. Es la creación de información respecto de una persona, a partir del análisis y tratamiento de los datos personales recolectados y autorizados, para fines de analizar y extraer perfiles o hábitos de comportamiento, que generan un valor agregado sobre la información obtenida del titular de cada dato personal.

 

  • Procedimiento de disociación. Hace referencia a todo tratamiento de datos personales de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a persona identificada o identificable.

 

  • Principios para el tratamiento de datos. Son las reglas fundamentales, de orden legal y/o jurisprudencial, que inspiran y orientan el tratamiento de datos personales, a partir de los cuales se determinan acciones y criterios para dar solución a la posible colisión entre el derecho a la intimidad, habeas data y protección de los datos personales con el derecho a la información.

 

  • Propietario de la base de datos. Área que tiene bajo su responsabilidad el tratamiento de una o varias bases de datos, las gestiona y las tiene bajo su custodia.

 

  • Responsable del tratamiento. Es la persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, que recolecta los datos personales y decide sobre la finalidad, contenido y uso de la base de datos para su tratamiento.

 

  • Titular del dato personal. Es la persona física cuyos datos sean objeto de tratamiento. Respecto de las personas jurídicas se predica el nombre como derecho fundamental protegido constitucionalmente.

 

  • Tratamiento de datos. Cualquier operación o conjunto de operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no que se efectúan sobre datos personales tales como la recolección, grabación, almacenamiento, conservación, uso, circulación, modificación, bloqueo, cancelación, entre otros.

 

  • Usuario. Es la persona natural o jurídica que tiene interés en el uso de la información de carácter personal.

 

  • Violación de datos personales. Es el delito creado por la Ley 1273 de 2009, contenido en el Artículo 269 F del Código Penal Colombiano. El tipo penal es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de untercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe,compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datospersonales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o mediossemejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa yseis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensualesvigentes”.

 

  • Lista de control o lista restrictiva. Son aquellas bases de datos nacionales e internacionales que recogen información, reportes y antecedentes de diferentes organismos, tratándose de personas naturales y jurídicas, que pueden presentar actividades sospechosas, investigaciones, procesos o condenas por los delitos de Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.

 

 

5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

 

La protección de datos de carácter personal en ALMA DE LEÓN S.A.S Estará sometida a los siguientes principios que servirán para resolver de manera armónica, integral y sistemática los conflictos que se susciten en esta materia:

 

  • Consentimiento informado o principio de libertad. El tratamiento de datos personales al interior de ALMA DE LEÓN S.A.S. sólo puede hacerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos, tratados o divulgados sin autorización del titular, salvo mandato legal o judicial que supla el consentimiento del titular.

 

  • Legalidad. El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad regulada que debe sujetarse a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, reglamenten o precisen.

 

  • Finalidad del dato. El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, acorde con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada de manera concreta, precisa y previa al titular para que este exprese su consentimiento.

 

  • Calidad o veracidad del dato.  ALMA DE LEÓN S.A.S. procurará, mediante la implementación de herramientas y estrategias, que los datos de carácter personal recolectados sean veraces, completos, exactos, comprobables, comprensibles y actualizados.

 

  • Transparencia. En el tratamiento de datos personales se garantizará el derecho del titular a obtener y conocer del responsable y/o encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernen.

 

  • Pertinencia del dato. Los datos personales que recabe ALMA DE LEÓN S.A.S. deberán ser adecuados, pertinentes y no excesivos, teniendo en cuenta la finalidad del tratamiento y/o de la base de datos. Se prohíbe la recolección de datos personales desproporcionados en relación con la finalidad para la cual se obtienen.

 

  • Acceso y circulación restringida. Los datos personales que recolecte o trate ALMA DE LEÓN S.A.S. serán usados por ella solo en el ámbito de la finalidad y autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros.

 

Los datos personales bajo custodia de ALMA DE LEÓN S.A.S. no podrán estar disponibles en Internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro. Lo anterior con el fin de brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo dispuesto en la ley.

 

  • Temporalidad del dato. Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, ALMA DE LEÓN S.A.S. deberá cesar en su uso y por ende adoptará las medidas de seguridad pertinentes a tal fin.

 

  • Seguridad del dato. ALMA DE LEÓN S.A.S. como entidad responsable social y ambientalmente, y en procura de favorecer un buen relacionamiento con sus grupos de interés, adopta medidas de seguridad previstas en la ley y normas técnicas cuyo objetivo es proteger y preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información contenida en bases de datos, independientemente del medio en el que se encuentre, de su ubicación o de la forma en que esta sea transmitida.

 

  • Confidencialidad. ALMA DE LEÓN S.A.S. y todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos de carácter personal, tienen la obligación profesional de guardar y mantener la reserva de tales datos, aún después de finalizada la relación contractual. ALMA DE LEÓN S.A.S. implementará, en sus relaciones contractuales, cláusulas de protección de datos en este sentido.

 

  • Deber de información. ALMA DE LEÓN S.A.S. informará el régimen de protección de datos adoptado por la Entidad a los titulares de los datos personales y a los responsables y encargados del tratamiento.

 

De igual manera, informará la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodie, los derechos y el ejercicio del habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

 

  • Protección especial de datos sensibles. ALMA DE LEÓN S.A.S sólo recolectará datos personales de carácter sensible cuando ello sea necesario y pertinente para el desarrollo de su objeto social. En cada caso deberá obtener autorización expresa del titular, o bien verificar que su tratamiento se origine y legitime en el marco de una relación contractual, o provenga de autorización legal.

 

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.

 

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de ALMA DE LEÓN S.A.S. tienen los derechos descritos en este numeral en cumplimiento de las garantías fundamentales consagradas en la Constitución Política y la ley. El ejercicio de estos derechos será gratuito e ilimitado por parte del titular del dato personal, sin perjuicio de disposiciones legales que regulen el ejercicio de los mismos.

 

El ejercicio del Habeas Data, expresado en los siguientes derechos, constituye una potestad personal y corresponderán al titular del dato, salvo las excepciones de ley.

 

  • Derecho de acceso. Facultad del titular del dato de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos que contienen sus datos personales y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuadas respecto de ellos, sean estas autorizadas o no.

 

  • Derecho de actualización. Facultad del titular del dato de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación.

 

  • Derecho de rectificación. Facultad del titular del dato de modificar los datos que resulten ser inexactos, incompletos o inexistentes.

 

  • Derecho de cancelación. Facultad del titular del dato de cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

 

  • Derecho a la revocatoria del consentimiento. El titular de los datos personales tiene el derecho de revocar el consentimiento o la autorización que habilita a ALMA DE LEÓN S.A.S. para un tratamiento con determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepciones por la ley.

 

  • Derecho de oposición. Facultad del titular del dato de oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. El Área Jurídica de ALMA DE LEÓN S.A.S con base en los legítimos derechos que argumente el titular del dato personal, emitirá el concepto que considere pertinente.

 

  • Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones. El titular del dato personal tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuera competente, quejas y reclamos, así como las acciones que resultaren pertinentes, para la protección de sus datos.

 

  • Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos. En desarrollo del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, para tratar sus datos personales en ALMA DE LEÓN S.A.S De manera excepcional, dicha autorización no será requerida en los siguientes casos:

 

    • Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.
    • Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
    • En casos de emergencia médica o sanitaria.
    • Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    • Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro civil de las personas.

 

En estos casos, si bien no se requiere de la autorización del titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre protección de datos personales.

 

7. DEBERES DE LOS DESTINATARIOS DE ESTA POLÍTICA CUANDO OSTENTEN LA CALIDAD DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS.

 

7.1    Deberes para los responsables del tratamiento.

 

Cuando ALMA DE LEÓN S.A.S. o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:

 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en el presente lineamiento, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.

i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en esta norma y en la ley.

k) Hacer cumplir las disposiciones establecidas en esta política.

l) Informar al encargado del tratamiento la información que se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m) Informar a solicitud del titular el uso de sus datos.

n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

7.2 Deberes de los encargados del tratamiento de datos personales.

 

Cuando ALMA DE LEÓN S.A.S. o cualquiera de los destinatarios de esta norma, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley:

 

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data.

b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley.

d) Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en esta política y en la ley.

f) Hacer cumplir las disposiciones contenidas en esta política.

g) Registrar en la base de datos la leyenda "Reclamo de habeas data en trámite" en relación con la información personal que se discuta o cuestione por los titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.

h) Insertar en la base de datos la leyenda "Información sobre habeas data en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente.

j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los “Códigos de Seguridad” y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

8. DEBERES COMUNES DE RESPONSABLES Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO.

 

Además de los deberes antes descritos en cabeza de ALMA DE LEÓN S.A.S y de cualquiera otra persona que asuma su condición de responsable o encargado del tratamiento, de manera complementaria asumirán los siguientes deberes, cualquiera que sea su condición:

 

a) Aplicar las medidas de seguridad conforme la clasificación de los datos personales que trata ALMA DE LEÓN S.A.S.

b) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a los base de datos que contengan datos personales.

c) Adoptar procedimientos de respaldo o back up de la base de datos que contienen datos personales.

d) Auditar de forma periódica el cumplimiento de esta política por parte de los destinatarios de la misma.

e) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos personales.

f) Aplicar esta política sobre protección de datos personales en armonía con la “Política de Seguridad de la Información”.

g) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la información y cancelación de la base de datos.

h) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como responsable o encargado del tratamiento.

i) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.

j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que contengan datos de carácter personal.

 

 

9. PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE INFORMACIÓN, ACCESO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, CANCELACIÓN Y OPOSICIÓN.

 

En desarrollo del derecho constitucional de Hábeas Data respecto de los derechos de acceso, actualización, rectificación, cancelación y oposición por parte del titular de datos personales, o interesado habilitado legalmente, esto es, sus causahabientes y representantes legales, ALMA DE LEÓN S.A.S.  adopta el siguiente procedimiento:

 

I. El titular del dato y/o interesado en ejercer uno de estos derechos, acreditará esta condición mediante copia de su documento de identidad, que podrá suministrar por medio físico o digital. En caso de que el titular esté representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante notario, habida cuenta de que se trata del ejercicio del Derecho Fundamental al Habeas Data. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos indicados.

 

II La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse en soporte escrito, sea este físico o digital. En ejercicio de los derechos mencionados podrá dirigir su comunicación al buzón corporativo juridica@almadeleon.com; o entregarla en cualquier oficina de atención presencial dispuestas por la entidad. ALMA DE LEÓN S.A.S. podrá disponer de otros medios para que el titular de los datos personales ejerza sus derechos.

 

III La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

 

    • Nombre e identificación del titular del dato personal, y de sus representantes, de ser el caso.
    • Petición concreta y precisa de información, acceso, actualización, rectificación, cancelación, oposición o revocatoria del consentimiento. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que ALMA DE LEÓN S.A.S.proceda, como responsable de la base de datos, a dar respuesta.
    • Dirección física y/o electrónica para notificaciones.
    • Documentos que soportan la solicitud, si a ello hay lugar.

 

Si faltare alguno de los requisitos aquí indicados, ALMA DE LEÓN S.A.S.así lo comunicará al interesado dentro de los cinco 5 días siguientes a la recepción de la solicitud, para que los mismos sean subsanados, procediendo entonces a dar respuesta a la solicitud de Hábeas Data presentada. Si transcurridos dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que se ha desistido de la solicitud.

 

Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la recepción completa de la solicitud, ALMA DE LEÓN S.A.S. indicará que se trata de un reclamo en trámite. En la respectiva base de datos se deberá consignar una casilla en la que se aparezcan las siguientes leyendas: “Reclamo por habeas data en trámite” y “Reclamo por habeas data resuelto”.

 

ALMA DE LEÓN S.A.S. cuando sea responsable de la base de datos personales contenidos en sus sistemas de información, dará respuesta a la solicitud en el término de diez (10) días si se trata de una consulta; y de quince días (15) días si se trata de un reclamo. En igual término se pronunciará ALMA DE LEÓN S.A.S. cuando verifique que en sus sistemas de información no tiene datos personales del interesado que ejerce alguno de los derechos indicados.

 

En caso de reclamo, si no fuere posible dar respuesta dentro del término de (15) quince días, se informarán al interesado los motivos de demora y la fecha en la que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento de los primeros quince (15) días.

 

ALMA DE LEÓN S.A.S. en los casos que detente la condición de encargado del tratamiento informará tal situación al titular o interesado en el dato personal, y comunicará al responsable del dato personal la solicitud, con el fin de que éste dé respuesta a la solicitud de consulta o reclamo presentado. Copia de tal comunicación será dirigida al titular del dato o interesado, para que tenga conocimiento sobre la identidad del responsable del dato personal y en consecuencia del obligado principal de garantizar el ejercicio de su derecho.

 

ALMA DE LEÓN S.A.S. documentará y almacenará las solicitudes realizadas por los titulares de los datos o por los interesados en ejercicio de cualquiera de los derechos, así como las respuestas a tales solicitudes. Esta información será tratada conforme a las normas aplicables a la correspondencia de la organización.

 

Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los titulares de datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito.

 

ALMA DE LEÓN S.A.S. podrá disponer de formatos físicos y/o digitales para el ejercicio de este derecho y en ellos indicará si se trata de una consulta o de un reclamo del interesado.

 

10. REGISTRO CENTRAL DE BASES DE DATOS PERSONALES

 

ALMA DE LEÓN S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, así como respecto de aquellos en los cuales tenga la calidad de encargado del tratamiento, dispondrá de un registro central, en el cual relacionará cada una de las bases de datos contenidas en sus sistemas de información y demás archivos.

 

El registro central de bases de datos personales debe cumplir los siguientes requisitos:

 

a) Incluir todas las bases de datos personales contenidas en los sistemas de información y demás archivos de ALMA DE LEÓN S.A.S. a cada base se le asignará un número de registro. 

b) La inscripción de las bases de datos personales indicará: (i) El tipo de dato personal que contiene; (ii) La finalidad y uso previsto de la base de datos; (iii) Identificación del área de  ALMA DE LEÓN S.A.S. que hace el tratamiento de la base de datos; (iv) Sistema de tratamiento empleado (automatizado o manual) en la base de datos; (v) Indicación del nivel y medidas de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal que contiene; (vi) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información de ALMA DE LEÓN S.A.S. (vii) El colectivo de personas o grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos; (viii) La condición de ALMA DE LEÓN S.A.S. como RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento de las bases de datos; (ix) Autorización de comunicación o cesión de la base de datos, si existe; (x) Procedencia de los datos y procedimiento en la obtención del consentimiento; (xi) Servidor de ALMA DE LEÓN S.A.S. custodio de la base de datos; (xii) Los demás requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a expedirse. 

c) De manera periódica se registrarán, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios surtidos en las bases de datos personales en relación con los requisitos antes enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se dejará constancia por el custodio de la misma. 

d) La ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por ALMA DE LEÓN S.A.S. serán documentados en este registro central. 

e) El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.  

f) La cancelación de la base de datos personales será registrada indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por ALMA DE LEÓN S.A.S. para hacer efectiva la cancelación.

 

11. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de ALMA DE LEÓN S.A.S, en calidad de responsable o encargado de los mismos, se regirán por los siguientes parámetros:

 

11.1 DATOS PERSONALES RELACIONADOS CON LA GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO.

 

ALMA DE LEÓN S.A.S. Tratará los datos personales del recurso humano en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral.

 

Tratamiento de datos antes de la relación laboral.

 

ALMA DE LEÓN S.A.S. informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección.

 

Una vez se agote el proceso de selección, ALMA DE LEÓN S.A.S. informará el resultado y entregará a las personas no seleccionadas los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos, por escrito autoricen la destrucción de los mismos. La información obtenida por ALMA DE LEÓN S.A.S respecto de quienes no fueron seleccionados, resultado de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, será eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

 

Cuando se contraten procesos de selección de personal con terceros, se regulará en los contratos el tratamiento que se debe dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

 

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en ALMA DE LEÓN S.A.S. serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible.

 

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de ALMA DE LEÓN S.A.S. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

 

Tratamiento de datos durante la relación laboral.

 

ALMA DE LEÓN S.A.S. almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será autorizado por la Dirección de Gestión Humana, acorde con sus procedimientos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre ALMA DE LEÓN S.A.S. y el empleado.

 

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en ALMA DE LEÓN S.A.S. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad.

 

Corresponde al Área Jurídica evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

 

Tratamiento de datos después de terminada la relación laboral.

 

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, ALMA DE LEÓN S.A.S. procederá a almacenar los datos personales obtenidos durante la relación laboral en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles.

 

ALMA DE LEÓN S.A.S.. tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

 

11.2 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS MIEMBROS DE JUNTA DIRECTIVA O ASAMBLEA DE ACCIONISTAS.

 

Los datos personales registrados en la Cámara de Comercio, de los miembros del JUNTA DIRECTIVA son públicos; los demás datos personales estarán sometidos a la política de tratamiento de datos personales. ALMA DE LEÓN S.A.S. Solo usará los datos personales de los miembros de Junta Directiva para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente.

 

11.3 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.

 

ALMA DE LEÓN S.A.S. Solicitará a sus proveedores y contratistas los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.

 

Cuando se le exija a  ALMA DE LEÓN S.A.S. la divulgación de datos del proveedor o contratista (persona física), consecuencia de un proceso de selección, ésta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en esta política y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga.

 

ALMA DE LEÓN S.A.S.. recolectará de sus proveedores y contratistas los datos personales de los empleados de éste, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

 

Los datos personales de empleados de los proveedores o contratistas, tendrán como única finalidad verificar la idoneidad y competencia de tales empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, ALMA DE LEÓN S.A.S. podrá devolver tal información al proveedor o contratista, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos.

 

Cuando ALMA DE LEÓN S.A.S.  Entregue datos de sus empleados a sus proveedores o contratistas, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en esta política.

 

Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. ALMA DE LEÓN S.A.S.verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

 

11.4 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CON CONTRATANTES

 

Los contratantes de ALMA DE LEÓN S.A.S. que accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de ALMA DE LEÓN S.A.S.y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en esta política, así como las medidas de seguridad que le indique ALMA DE LEÓN S.A.S. según el tipo de dato de carácter personal tratado.

 

De igual forma, cuando ALMA DE LEÓN S.A.S.Tenga acceso a datos personales derivados del desarrollo del objeto contractual, debe atender la política de protección de datos establecida por el contratante, o en su defecto, aplicar un tratamiento igual al establecido en esta política para datos personales de la comunidad en general.

 

11.5 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LA COMUNIDAD EN GENERAL.

 

La recolección de datos de personas físicas que ALMA DE LEÓN S.A.S.Trate en desarrollo de su objeto social, relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta norma. Para el efecto, previamente ALMA DE LEÓN S.A.S. Informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.

 

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la Entidad que desarrollen los procesos que involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales.

 

12. PROHIBICIONES

 

En desarrollo de esta política de seguridad de la información personal de ALMA DE LEÓN S.A.S.  se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

 

a) Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales, incluyendo los que tienen el carácter de sensible, sin autorización del titular del dato personal y/o de ALMA DE LEÓN S.A.S.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los empleados de ALMA DE LEÓN S.A.S.  acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores o contratistas de ALMA DE LEÓN S.A.S., será considerado como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones a que haya lugar.

En los contratos con proveedores, donde el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a ALMA DE LEÓN S.A.S. como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.

La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de ALMA DE LEÓN S.A.S. y contar con la autorización del custodio de la base de datos.

b) ALMA DE LEÓN S.A.S. prohíbe a los destinatarios de esta política cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de delitos informáticos No 1273 de 2009. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de ALMA DE LEÓN S.A.S. según el caso.

 

c) ALMA DE LEÓN S.A.S. prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores, deberá asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia.

 

13. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS.

 

Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

De manera excepcional se podrán efectuar transferencias internacionales de datos por ALMA DE LEÓN S.A.S cuando:

 

  • El titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca para efectuar la transferencia.
  • La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y  ALMA DE LEÓN S.A.S. como responsable y/o encargado del tratamiento.
  • Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación aplicable a dichas transacciones.
  • Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.
  • Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

 

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales, previo envío o recepción de los mismos, ALMA DE LEÓN S.A.S. suscribirá los acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen para las partes intervinientes.

 

Los acuerdos o contratos que se celebren deberán atender lo dispuesto en esta política, así como en la legislación y jurisprudencia que fuera aplicable en materia de protección de datos personales.

 

Corresponde a la Dirección Ejecutiva aprobar los acuerdos o contratos que conlleven una transferencia internacional de datos personales, atendiendo como directrices los principios aplicables y recogidos en esta política. Así mismo le corresponderá hacer las consultas pertinentes ante la Superintendencia de Industria y Comercio para asegurar la circunstancia de “país seguro” en relación con el territorio de destino y/o procedencia de los datos.

 

 14. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

 

La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior de ALMA DE LEÓN S.A.S. está en cabeza de todos sus empleados.

 

En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos que involucren tratamiento de datos personales, se deben adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente política, dada su condición de custodios de la información personal dispuesta en los sistemas de información de ALMA DE LEÓN S.A.S.

 

En caso de duda respecto del tratamiento de los datos personales, se acudirá a la Dirección de Planeación o a la Dirección Ejecutiva para obtener la directriz a seguir, según el caso.

 

15. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL.

 

En el tratamiento de datos personales que efectúa ALMA DE LEÓN S.A.S. la permanencia de los datos en sus sistemas de información estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, ALMA DE LEÓN S.A.S. procederá a su destrucción o devolución, según el caso, o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando las medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado.

 

16. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

 

En el tratamiento de los datos personales objeto de regulación en esta política, ALMA DE LEÓN S.A.S.  adoptará medidas de seguridad físicas, lógicas y administrativas, las cuales se clasifican en nivel alto, medio y bajo, conforme el riesgo que pueda derivar de la criticidad de los datos personales tratados.

 

17. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES.

 

De acuerdo con lo previsto en el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012, a continuación se describe el régimen de sanciones aplicable a los destinatarios de esta política que incurran en un indebido tratamiento de datos personales:

 

La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

b) Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.

c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el tratamiento de datos sensibles.”

 

La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionada con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Dirección Ejecutiva de ALMA DE LEÓN S.A.S., con el fin de tomar las medidas tendientes a defender el accionar de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación colombiana, en particular las consignadas en el Título VI, Capítulo 3 de la Ley 1581 de 2012.

 

Consecuencia de los riesgos que asume ALMA DE LEÓN S.A.S. bien en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales, el incumplimiento de esta política por parte de sus destinatarios, se considera una falta grave y dará lugar a la terminación del contrato respectivo sin perjuicio de las demás acciones que legalmente procedan.

 

18. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A AUTORIDADES.

 

Cuando las autoridades del Estado soliciten a ALMA DE LEÓN S.A.S. el acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad, y se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que con lleva su indebido uso e inadecuado tratamiento.

Atentamente, 

ADMINISTRACIÓN GENERAL DE ALMA DE LEÓN S.A.S. 

Publicado el 10 de junio de 2017.